Hiện nay có rất nhiều dự án với quy mô khác nhau và rất đa dạng như: dự án kinh doanh, sản xuất, xây dựng,…Tuy chúng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng bản chất là tương đồng và đều hoạt động dựa trên nguyên tắc chung bởi chúng đều được đưa vào quản lý. Vậy bạn đã thực sự hiểu quản lý dự án là gì? Chúng ta hãy cùng nhau đọc bài viết để được cung cấp thêm nhiều thông tin về quản lý dự án.
- Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án hay còn gọi là Project Management là việc áp dụng hiệu quả các kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ, cùng những kỹ thuật, công cụ vào thực tế các hoạt động dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu đặt ra trong các giới hạn về thời gian, chi phí và nguồn lực. Thực tế, đây là việc khởi tạo, lập kế hoạch, sau đó tiến hành thực hiện, kiểm soát giám sát công việc và đi đến hoàn thiện dự án giúp đạt được các mục tiêu cụ thể, đáp ứng các tiêu chí đặt ra tại thời điểm được chỉ định.
- Quá trình quản lý dự án
Quá trình quản lý dự án đi theo các giai đoạn cụ thể gồm 5 nhóm công việc chung và lộ trình phát triển phù hợp cho đặc trưng của từng ngành nghề khác nhau, bao gồm: khởi tạo, lên kế hoạch, thực hiện, theo dõi kiểm soát, và cuối cùng là quy trình đóng dự án.
Khởi tạo dự án: Là quy trình mà bạn bắt đầu xác định dự án mới hoặc một giai đoạn mới cho dự án đã có, đây có thể coi là giai đoạn xây những viên gạch đầu tiên tạo nền móng cho thành công sau này.
Lập kế hoạch: Là lúc bạn sẽ thể hiện tất cả những khả năng, kinh nghiệm quản lí dự án của mình. Bạn sẽ bắt đầu bằng cách thiết lập phạm vi dự án, chia nhỏ công việc, xác định mục tiêu rồi lên kế hoạch cho dự án và cuối cùng là thời gian biểu cho toàn dự án tức là tiến trình cần thiết để đạt được mục tiêu của dự án. Ở bước công việc này, bạn sẽ giao việc cho từng cá nhân, cân bằng khối lượng công việc cho họ và chuyển sang thực hiện quy trình kế tiếp.
Thực hiện dự án: Là lúc các công việc cụ thể được thực hiện theo kế hoạch quản lý dự án.
Theo dõi và kiểm soát dự án: Là quy trình mà bạn tiến hành theo dõi, xem xét tiến độ, hiệu suất công việc của dự án, theo dõi các rủi ro, vấn đề phát sinh và đảm bảo bạn vẫn đang kiểm soát dự án.
Kết thúc dự án: Giai đoạn mà các quy trình đã được thực hiện và giúp dự án của bạn hạ cánh an toàn. Ở giai đoạn này bạn sẽ tiến hành bàn giao nhân lực, máy móc,.. đang có, phân tích mức độ hài lòng của khách hàng từ đó rút ra bài học cho mình và chuẩn bị cho dự án kế tiếp.
- Các hình thức tổ chức quản lý dự án
Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án: Chủ đầu tư sử dụng bộ máy, nguồn lực có sẵn và trực tiếp điều hành thực hiện dự án. Chủ đầu tư cũng được quyền tự lập ra ban quản lý riêng cho từng dự án khác nhau để quản lý dự án tốt nhất.
Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án: Nhằm đảm bảo tính chuyên môn hóa trong việc quản lý dự án. Chủ đầu tư sẽ thuê một doanh nghiệp có năng lực chuyên môn đứng ra thực hiện toàn bộ dự án.
Hình thức chìa khóa trao tay: Chủ đầu tư giao toàn bộ các công việc của dự án cho một nhà thầu hoặc nhiều nhà thầu. Thực hiện các công việc gồm: lập dự án, thực hiện và bàn giao dự án đã hoàn thành cho chủ đầu tư. Còn lại việc tiến hành khai thác, sử dụng trong thời hạn nhất định là do chủ đầu tư quyết định.
Bài viết đã trình bày khá cụ thể về quản lý dự án là gì và những thông tin về quá trình quản lý và hình thức tổ chức quản lý dự án. Việc quản lý dự án đòi hỏi nhiều kỹ năng cũng như kiến thức, kinh nghiệm về chuyên môn. Do đó để quản lý thành công một dự án, bạn phải không ngừng tìm hiểu và trau dồi khả năng từng ngày.