Khi một doanh nghiệp hay cá nhân nào muốn tổ chức một sự kiện, hoạt động nào đó và mong được nhiều người biết đến thì một bước công việc không thể bỏ qua đó là thông cáo báo chí. Nhưng có lẽ còn nhiều người chưa biết đến thông cáo báo chí hoặc chỉ được nghe qua nhưng vẫn chưa hiểu ý nghĩa của nó. Vậy nên bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm những thông tin cơ bản về thông cáo báo chí là gì.
- Thông cáo báo chí là gì?
Thông cáo báo chí có tên tiếng anh là press release là một thông báo chính thức mà doanh nghiệp phát đi với mục đích đích thông báo với truyền thông về việc sắp tổ chức một sự kiện, hoạt động nào đó. Các thông cáo báo chí này thường sẽ được gửi đến các phóng viên hay nhà báo nhằm mời họ đến góp mặt, tham dự sự kiện và đưa tin về những hoạt động đó của doanh nghiệp mình.
- Lợi ích của việc gửi thông cáo báo chí
Có thể nói, thông cáo báo chí là một công cụ PR vô cùng hiệu quả cho bất cứ doanh nghiệp nào, nó là một trợ thủ đắc lực trong việc thu hút sự chú ý của giới truyền thông và công chúng. Chúng ta đều biết các phương tiện thông tin đại chúng như báo đài, truyền hình,… Là những kênh có tầm ảnh hưởng đến công chúng vô cùng lớn. Chính vì thế nếu doanh nghiệp sử dụng các phương tiện này trong việc PR cho thương hiệu của mình thì sẽ dễ dàng hơn, mang lại hiệu quả và phạm vi ảnh hưởng lớn.
- Khi nào nên gửi thông cáo báo chí?
Mặc dù thông cáo báo chí là một công cụ PR đắc lực với hiệu quả cao nhưng cũng là một tài liệu quan trọng tránh không nên lạm dụng và gửi đi bừa bãi, tùy tiện. Chỉ nên gửi thông cáo báo chí trong những trường hợp sau đây: Khi doanh nghiệp tổ chức một buổi sự kiện quan trọng có sức ảnh hưởng lớn; hay trong trường hợp công bố các giải thưởng mà cá nhân hoặc doanh nghiệp đã xuất sắc đạt được; khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới đánh dấu cột mốc phát triển cho doanh nghiệp; hoặc cần tổ chức sự kiện để công bố các thành tựu nghiên cứu mới đến với công chúng.
- Cấu trúc của một thông cáo báo chí
Về hình thức: Hình thức đúng của một thông cáo báo chí sẽ gồm 4 mục chính đó là tiêu đề (sẽ nếu tên của bản thông cáo báo chí), thông tin liên hệ (nêu tên và thông tin liên lạc của người phụ trách với báo chí của doanh nghiệp), địa điểm tổ chức sự kiện và phần thông tin (nội dung chính của thông cáo báo chí là gì và lý do diễn ra sự kiện).
Về nội dung: Một thông cáo báo chí cũng cần đáp ứng được công thức “5W1H” và tương ứng với việc trả lời cho 6 câu hỏi:
Who (Ai?): Phần này giúp xác định rõ về chủ thể của thông cáo báo chí, có thể là một cá nhân hay một nhóm, một doanh nghiệp hoặc tổ chức nào đó…
What (Cái gì?): Đây là phần nói về những thông tin, hoạt động sắp diễn ra mà doanh nghiệp muốn công chúng biết, đặc biệt là những điểm nổi bật sẽ thu hút lượng lớn công chúng của sự kiện này.
Where (Ở đâu?): Nói về địa điểm mà sự kiện diễn ra, nên chú ý vào việc cung cấp địa chỉ rõ ràng, cụ thể và nếu được có thể đính kèm bản đồ nhằm tạo điều kiện cho nhà báo, phóng viên đến tác nghiệp nhanh chóng.
Why (Vì Sao?): Giải thích được tại sao sự kiện này là quan trọng và nêu lý do báo chí nên đưa thông tin về sự kiện này đến rộng rãi với công chúng.
When (Khi nào?): Sự kiện diễn ra khi nào? ghi đầy đủ, chi tiết và chính xác về thời gian diễn ra sự kiện tránh gây nhầm lẫn không đáng có.
How (Như thế nào?): Tóm tắt ngắn gọn về nội dung sự kiện sắp tới để các nhà báo nắm bắt được tiến trình của các hoạt động.
Bài viết trên chắc hẳn đã giúp bạn hiểu được thông cáo báo chí là gì cũng như vai trò, lợi ích mà thông cáo báo chí mang lại. Mong rằng sau bài viết này bạn sẽ không còn lo lắng mà thật tự tin khi muốn chuẩn bị cho một thông cáo báo chí nào đó.