Đối với những nhân viên mới vào làm việc thường mang trong mình tâm trạng hồi hộp, bỡ ngỡ. Cách hay nhất để gạt bỏ những mối lo ngại này là viết email chào hỏi. Thế nhưng việc viết mail phải thật sự ấn tượng thì mới giúp mọi người chú ý đến bạn.
Trong môi trường công sở, bất kỳ một nhân viên nào cũng hào hứng với sự xuất hiện của người mới. Có khi họ còn mong đợi một email chào hỏi của nhân viên mới đầy ấn tượng. Vậy nên, để không làm mọi người thất vọng bạn cần tạo ra một email chào hỏi cực kỳ thu hút bằng các nguyên tắc dưới đây.
Về mặt nội dung
Khi soạn mail trước hết bạn cần tìm hiểu mẫu mail chung mà công ty đề ra để đảm bảo không viết sai. Một mail tuân thủ nguyên tắc càng chứng tỏ bạn chú trọng đến tính kỷ luật chung của tập thể. Do đó, hãy đọc kỹ nội quy hoặc tham khảo ý kiến từ những đồng nghiệp mới.
Tiếp theo, tiến hành soạn mail. Trong đó, chú ý đến các nội dung trình bày như sau:
Tiêu đề: Tiêu đề là một câu chào hỏi ngắn gọn phù hợp với chủ đề và nội dung đề cập trong mail. Tiêu đề phù hợp sẽ tạo sự chú ý cho mọi người và họ sẵn sàng mở thư của bạn xem đầu tiên.
Ngôn từ sử dụng: Đây là mail được sử dụng trong môi trường làm việc để phù hợp với văn hóa chung thì ngôn ngữ thể hiện là ngôn ngữ hành chính, rõ ràng, và dễ hiểu. Nhưng cũng không cần quá nghiêm túc, dùng đến những lời lẽ hoa mĩ vì quan trọng trong việc gây ấn tượng đa phần nhờ vào sự chân thật và nhiệt tình trong từng câu chữ.
Đặc biệt, chú ý đến lỗi chính tả, không được viết tắt hay dùng những biểu tượng không cần thiết sẽ gây khó chịu cho người xem. Câu chữ cần diễn đạt trôi chảy tránh dùng câu cộc lốc, lủng củng.
Về mặt hình thức
Trước khi chuyển mail đến mọi người bạn cần xem lại thật kỹ mình đã chỉnh font chữ hay chưa. Chú ý đến những câu từ phải in đậm, viết hoa nhưng phải đảm bảo thống nhất và cần thiết. Bởi một mail trình bày màu sắc, các kiểu chữ nghiêng ngã có thể khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp.
Đặc biệt, chú ý đến khoảng cách giữa các câu từ và các đoạn nội dung phải thống nhất. Nếu một mail được viết không có sự phân chia giữa các đoạn theo từng ý rõ ràng thì có khả năng mọi người sẽ mất kiên nhẫn mà không xem hết mail của bạn.
Ngoài những nội dung chính được đề cập trong mail đôi khi chúng ta cần thêm vào những lời chúc tốt đẹp đến mọi người. Vấn đề này tuy không nhất thiết nhưng những người có cách ứng xử thông minh thường lại chú trọng đến vấn đề này hơn.
Bên cạnh đó, bạn có thể thêm vào những chữ ký như: Thanks, Best Regards… sẽ mang tính trân trọng và nghiêm túc hơn. Đồng thời, nhận được sự yêu mến của mọi người nên trong các mail làm việc người ta hay sử dụng đến chức năng này.
Những điều cần lưu ý khi soạn mail
Mail chào hỏi chỉ nên gửi cho các đồng nghiệp thuộc phòng ban mà bạn làm việc. Tránh phô trương gửi đến những người không cần thiết bởi bạn chỉ nên gặp gỡ và chào hỏi trực tiếp khi gặp họ bên ngoài.
Bạn cần chú ý đến hộp thư mail thường xuyên để không phải khiến người khác chờ đợi. Bởi có một nguyên tắc bắt buộc mà các nhân viên phải thực hiện là phản hồi sớm các mail từ cấp trên hay đồng nghiệp. Hoặc chậm nhất là 24h kể từ khi nhận được mail, trong đó có những nội dung bạn cần suy nghĩ để trả lời thư thì chúng ta cũng nên gửi một mail phản hồi trước tiên rồi sau đó hãy bổ sung các nội dung cần thiết sau.
Soạn mail chào hỏi là một hình thức giao tiếp thể hiện tính chuyên nghiệp trong công việc để giúp mọi người hài lòng với cách ứng xử của bạn. Tuy nhiên, trên thực tế chúng ta có thể thân thiết, khiến người khác thật lòng yêu quý mình hay không thì lại cần sự chủ động nhiều hơn trong việc giao tiếp. Cách hay nhất vẫn là tạo các cuộc gặp gỡ thường xuyên và trò chuyện thân mật hay giúp đỡ mọi người.
Email chào hỏi của nhân viên mới là rất cần thiết trong văn hóa làm việc ngày này. Nhưng đôi khi có nhiều người lại bỏ qua tính quan trọng của việc gửi mail dẫn đến sự xa cách với những đồng nghiệp mới. Thế nên, cách thông minh để tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp vẫn là nên tạo mail chào hỏi.